Jako przedsiębiorca codziennie stawiasz czoła nawałowi obowiązków. Telefony, maile, nagłe pożary do ugaszenia, pilne decyzje do podjęcia – wszystko to sprawia, że czasem trudno złapać oddech. 

W tym wpisie podzielę się z Tobą moimi sposobami na odzyskanie równowagi. Część z nich sprawdziłem na sobie. Inne dopiero czekają na przetestowanie. Wszystkie mogą zainspirować Cię do zmiany.

Zdefiniuj przyczynę

Pierwszym krokiem do odzyskania kontroli nad swoim życiem zawodowym jest uświadomienie sobie, skąd bierze się uczucie przytłoczenia. W mojej przygodzie z przedsiębiorczością zauważyłem, że przeważnie przytłaczają mnie dwa rodzaje oczekiwań: wewnętrzne oraz zewnętrzne.

Oczekiwania wewnętrzne 

To te, które narzucamy sobie sami. Są rezultatem naszych ambicji i pragnienia bycia najlepszym w tym, co robimy. 

Postawiłem sobie kiedyś za cel zrealizowanie dużego projektu w rekordowo krótkim czasie. Pracowałem dzień i noc, pędząc za wyznaczonym przez siebie standardem doskonałości. Kiedy projekt się zakończył, byłem wyczerpany, i choć wynik okazał się dobry, to koszt osobisty, jaki poniosłem – chroniczne zmęczenie i stres – nie był tego wart. 

Ta sytuacja nauczyła mnie, że przerost ambicji może prowadzić do wypalenia. Warto czasem zweryfikować własne oczekiwania i zastanowić się, czy rzeczywiście są one adekwatne do sytuacji i czy nie niosą ze sobą niepotrzebnie wysokiego kosztu emocjonalnego.

Oczekiwania zewnętrzne

Nieodzowną częścią prowadzenia biznesu są kontakty z ludźmi. Klienci, partnerzy biznesowi, pracownicy – wszystkie te osoby mogą chcieć narzucić nam jakieś oczekiwania. Czujemy się przytłoczeni, bo próbujemy im sprostać, najlepiej jak potrafimy. Często nie zastanawiamy się, w jakim stopniu te oczekiwania są realne do spełnienia i jaki jest ich priorytet.Umiejętność mówienia „nie” lub negocjowania warunków może sprawić, że odzyskamy kontrolę nad chaosem.Warto też zastanowić się, czy możemy podjąć kroki, które będą zapobiegać takim sytuacjom. Może wystarczy doprecyzować zapisy w ofercie lub umowie? Albo poświęcić czas na przeanalizowanie niektórych procesów?

Rozróżnienie między tymi dwoma typami oczekiwań pozwala lepiej zrozumieć, co naprawdę powoduje stres i jak można go minimalizować. Czasami warto zwolnić i przypomnieć sobie, że nie zawsze szybciej znaczy lepiej, a doskonałość to niekoniecznie klucz do sukcesu.

Jak radzić sobie z oczekiwaniami?

Zarządzanie własnymi oczekiwaniami i ustalanie realistycznych celów pomagają zachować równowagę mentalną i wspierają produktywność. 

Pierwszym krokiem jest samoświadomość na temat tego, jakie masz oczekiwania i skąd one się biorą. Oczekujemy od siebie zbyt wiele, ponieważ porównujemy się z innymi. Nie zastanawiamy się nad tym, że może ktoś robi to, co my, ale znacznie dłużej. Bierzemy za pewnik to, co inni pokazują w social mediach, i staramy się dorównać często nierealistycznym ideałom. Aby tego uniknąć, warto ustalać cele oparte na własnych możliwościach i sytuacji, w jakiej się znajdujemy.

Chciałbym wspomnieć, że szukanie motywacji czy inspiracji nie jest niczym złym. Jednak skupianie się tylko na czyichś sukcesach, z pominięciem procesów, porażek i wyzwań, z którymi ktoś się musiał zmierzyć, aby je osiągnąć, jest bezcelowe.

Ustalenie realistycznych celów

Realistyczne cele powinny być wykonalne i mierzalne. Użyj metody SMART do ich określenia. 

S – Specyficzne (specific) – jasno zdefiniowane i zrozumiałe

M – Mierzalne (measurable) – umożliwiają ocenę postępów i efektów działań

A – Osiągalne (achievable) – realne do osiągnięcia

R – Realistyczne (relevant) – powinny być istotne i mieć znaczenie w szerszym kontekście biznesowym lub osobistym 

T – Ograniczone czasowo (time-bound) – określ czas, w którym cele powinnny zostać osiągnięte

Na przykład: zamiast postawić sobie za cel „zacząć więcej zarabiać”, określ cel jako „zwiększyć przychody o 10% w ciągu najbliższych trzech miesięcy poprzez pozyskanie pięciu nowych klientów”.

Radzenie sobie z presją zewnętrzną

Presja zewnętrzna, np. oczekiwania klientów czy bliskie terminy realizacji projektów, może być przytłaczająca. Oto kilka sposobów na zarządzanie tym czynnikiem:

• Komunikacja – jasno komunikuj swoje możliwości i ograniczenia. Ustalenie oczekiwań i priorytetów na wczesnym etapie współpracy może sprawić, że unikniesz pewnych problemów i niedopowiedzeń. 

• Negocjacja terminów – jeśli deadline wydaje się nierealistyczny, negocjuj. Często klient jest gotowy zaakceptować późniejszy termin, jeśli przedstawisz mu konkretne argumenty.

• Delegowanie – nie próbuj robić wszystkiego sam. Zaufaj swojemu zespołowi lub zewnętrznym wykonawcom, którzy mogą pomóc w realizacji projektów i celów.

• Ustalanie priorytetów – gdy wszystko wydaje się pilne, ważne jest, aby skutecznie ustalić, co naprawdę wymaga natychmiastowej uwagi.

Oczywiście papier przyjmie wszystko. I może pomyślisz sobie: łatwo Ci powiedzieć (napisać). Prawda jest taka, że jeśli czegoś nie spróbujesz, to nie masz podstaw, aby twierdzić, że to nie działa. Może okazać się, że nawet drobna zmiana podejścia czy perspektywy uwolni dodatkowe zasoby czasu i sprawi, że efektywniej zaczniesz zarządzać zadaniami. 

Zadbaj o porządek w swojej głowie

Wyobraź sobie sytuację, w której musisz zapamiętać wszystkie taski, zobowiązania i ustalenia. Bez wątpienia czeka Cię przeciążenie systemu i w efekcie shot down. Na szczęście technologia przybywa z odsieczą. 

Odkąd pamiętam, jestem fanem aplikacji i programów, które usprawniają pracę i życie. Efektywne zarządzanie czasem i zadaniami stało się łatwiejsze, odkąd stosuję kilka z nich. 

Aplikacje do organizacji pracy 

• Basecamp – narzędzie, z którego korzystam najczęściej w mojej firmie, służące do zarządzania projektami we współpracy zespołowej. Umożliwia organizację zadań, wymianę wiadomości, udostępnianie plików oraz śledzenie postępu prac w jednym miejscu. Dzięki niemu lepiej koordynujemy działania i utrzymujmey porządek w projektach, co przyczyniło się do wyraźnego zwiększenia efektywności i przejrzystości pracy.
• Trello – aplikacja internetowa, służąca do zarządzania tablicami kanban. Idealna dla zespołów, które pracują nad wspólnymi projektami. Trello umożliwia tworzenie tablic z kartami, które mogą reprezentować zadania, projekty lub etapy pracy. 
• Asana – koncentruje się na zadaniach i projektach. Pozwala na tworzenie bardziej skomplikowanych struktur zadań, z podzadaniami i terminami końcowymi.
• ClickUp – to wszechstronny system zarządzania projektami i zadaniami, który integruje szereg funkcji, umożliwiając efektywne planowanie, monitorowanie i realizowanie projektów.

Notatki, zapiski, gromadzenie pomysłów

• Notatnik – używany przez wielu, zanim ktokolwiek pomyślał o stworzeniu komputera. Poręczny, niezawodny, dostępny w różnych rozmiarach i kolorach. Zapiszesz w nim listy To Do, numery telefonów i ulotne pomysły. Nie zawiesza się, nie aktualizuje.
• GoodNotes – zaawansowana technologicznie alternatywa dla wyżej wymienionego notatnika. Mój ulubieniec spośród wszystkich aplikacji do notatek. Największy plus? Wspiera cyfrowe pismo ręczne.
• Notion – sprawdzi się przy bardziej rozbudowanych notatkach, bazach danych czy zapisywaniu przydatnych linków.  
• OneNote – darmowe rozwiązanie, służące do sporządzania szybkich notatek. Pozwala nie tylko zapisywać informacje, ale również rysować, umieszczać grafiki oraz dołączać informacje głosowe.

Określ priorytety 

Określanie priorytetów to duże wyzwanie. Jak z listy 20 rzeczy wybrać te, które są najistotniejsze? Na których warto skoncentrować większość swojego czasu i energii?

Na początku swojej drogi biznesowej łapałem się na tym, że zaczynałem od zadań najłatwiejszych i najprzyjemniejszych. Taka już struktura naszego mózgu, że chętnie zajmuje się tym, co najmniej skomplikowane. 

Z czasem zrozumiałem, że to podejście jest nieefektywne i powoduje dużo większy stres w szerszej perspektywie. 

Dlatego zamiast wybierać pierwsze lepsze zadanie z listy do wykonania, warto je posegregować i nadać im priorytet. 

Macierz Eisenhowera

To, co ważne rzadko bywa pilne, a to, co pilne rzadko bywa ważne.

– Dwight Eisenhower

Macierz Eisenhowera to narzędzie, które pomaga organizować zadania i ustalać ich priorytety pod względem pilności i ważności. Zadania są dzielone na cztery grupy:

Ćwiartka #1 – Pilne i ważne (urgent and important)

Te zadania wymagają natychmiastowej uwagi i działania. Są zarówno pilne, jak i ważne, często związane z krytycznymi terminami czy sytuacjami awaryjnymi. Należy je szybko realizować, aby zapobiegać kryzysom. 

Ćwiartka #2 – Niepilne, ale ważne (not urgent but important)

W tej ćwiartce znajdują się zadania, które są znaczące, ale nie mają krótkich terminów i nie wymagają natychmiastowych działań. Zadania te obejmują planowanie, ustalanie strategii i działania przyczyniające się do realizacji długoterminowych celów. Poświęcanie czasu na te zadania jest kluczowe dla proaktywnej i efektywnej pracy. 

Ćwiartka #3 – Pilne, ale nie ważne (urgent but not important)

Te zadania mogą wymagać od nas natychmiastowej uwagi, jednak nie są specjalnie ważne. Obejmują drobne problemy lub wyzwania, które można wydelegować do kogoś innego. Minimalizowanie czasu spędzonego na tych zadaniach uwolni czas na bardziej znaczące aktywności. 

Ćwiartka #4 – Niepilne i nieważne (not urgent and not important)

Zadania z tej ćwiartki często można zakwalifikować do kategorii: zmarnowany czas. Zaliczają się do nich takie rzeczy jak usuwanie spamu ze skrzynki mailowej, scrollowanie social mediów czy inne rozpraszacze. Redukcja czasu spędzanego na tych działaniach pomaga maksymalizować produktywność.

Zjedz tę żabę

Brian Tracy w swojej książce „Zjedz tę żabę” wspaniale obrazuje technikę ustalania priorytetów za pomocą metafory żaby, która symbolizuje największe i najbardziej skomplikowane zadania na liście. Celem jest zidentyfikowanie tego zadania i wykonanie go w pierwszej kolejności.  

Zjedzenie żaby wymaga odcięcia się od rozpraszaczy – zarówno tych zewnętrznych, jak i wewnętrznych, i nadanie priorytetu działaniom, które wspierają realizację naszych celów.

Oczywiście nie zawsze wszystko da się zaplanować. Warto być elastycznym, ale też konsekwentnym. Choć ważne jest, aby trzymać się ustalonego planu, nieoczekiwane zadania mogą pojawić się w każdej chwili. W takiej sytuacji należy szybko przetasować priorytety.

Wdrożenie powyższych strategii do codziennej rutyny pozwoli nie tylko na efektywne zarządzanie czasem, ale także na zmniejszenie stresu związanego z nadmiarem obowiązków. Jeśli stawisz czoła „żabom” na początku dnia, reszta zadań będzie przebiegać znacznie sprawniej i przyjemniej.

Spójrz na siebie z zewnątrz

To chyba najtrudniejsza rzecz, jaką musiałem zrobić, zanim zweryfikowałem sposób, w jaki zarządzam zadaniami.

Łatwo ulec wrażeniu, że musimy nieustannie działać. Tak jak ja kilka lat temu, możesz odczuwać frustrację z powodu ciągłego poczucia przytłoczenia, a jednocześnie sam podsycać ten stan, zwiększając ilość zadań do wykonania. Dlaczego? Ponieważ działanie daje nam iluzję postępu i znaczenia.

Gdy lista zadań jest krótsza, nasz wewnętrzny niepokój wzrasta. Zaczynamy wątpić, czy robimy wystarczająco dużo, czy na pewno efektywnie wykorzystujemy swój czas. 

Dystansowanie się od własnych działań to nie tylko sposobność do krytycznej autoanalizy, ale także szansa na regenerację i zdobycie nowej perspektywy, która może przynieść lepsze rozwiązania i pomysły. 

Czasem to, co robimy automatycznie i bez zastanowienia, nie jest najefektywniejszym ani najzdrowszym podejściem. Nauka spojrzenia na działania z boku była dla mnie dużym wyzwaniem. Jednak ta zmiana perspektywy dała mi poczucie wolności i nową energię do realizowania celów biznesowych.